Transkrypcja zagranicznego aktu małżeństwa pary jednopłciowej: procedura i odwołanie od odmowy

W skrócie

• Transkrypcja to przeniesienie zagranicznego dokumentu stanu cywilnego do polskiego rejestru stanu cywilnego (art. 104 ust. 1 ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. – Prawo o aktach stanu cywilnego).
• Wniosek składa się do wybranego kierownika urzędu stanu cywilnego, a więc do dowolnego urzędu w Polsce, albo za pośrednictwem konsula.
• Po wyroku Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej z 25 listopada 2025 r. (C-713/23) i wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 20 marca 2026 r. (II OSK 216/21) sama okoliczność, że małżonkowie są tej samej płci, nie uzasadnia odmowy transkrypcji.
• Od 23 sierpnia 2026 r. obowiązują nowe wzory dokumentów (rozporządzenie Ministra Cyfryzacji z dnia 22 maja 2026 r., Dz.U. 2026 poz. 667).
• Odmowa transkrypcji następuje w formie decyzji administracyjnej. Przysługuje od niej odwołanie do wojewody w terminie 14 dni, następnie skarga do wojewódzkiego sądu administracyjnego w terminie 30 dni, a od jego wyroku skarga kasacyjna do Naczelnego Sądu Administracyjnego.
• Opłata skarbowa za odpis zupełny aktu wydany po dokonaniu transkrypcji wynosi 50 zł.

Czym jest transkrypcja zagranicznego aktu małżeństwa?

Transkrypcja polega na wiernym i literalnym przeniesieniu treści zagranicznego dokumentu stanu cywilnego do polskiego rejestru, zarówno językowo, jak i formalnie, bez ingerencji w pisownię imion i nazwisk (art. 104 ust. 2 Prawa o aktach stanu cywilnego). W jej wyniku powstaje polski akt małżeństwa, a wnioskodawca otrzymuje jego odpis zupełny.

Transkrypcji podlega dokument, który w państwie wystawienia jest uznawany za dokument stanu cywilnego, ma moc dokumentu urzędowego, został wydany przez właściwy organ i nie budzi wątpliwości co do autentyczności (art. 104 ust. 3). Transkrypcja nie jest zawarciem małżeństwa w Polsce, lecz zarejestrowaniem zdarzenia, które nastąpiło już za granicą.

Kto może złożyć wniosek i do którego urzędu?

Wniosek może złożyć osoba, której dotyczy zdarzenie, albo inna osoba, która wykaże interes prawny w transkrypcji (art. 104 ust. 4). Urząd wybiera sam wnioskodawca, nie decyduje o tym miejsce zamieszkania. Wniosek złożony u konsula konsul przesyła do wybranego kierownika urzędu stanu cywilnego (art. 104 ust. 4a).

W niektórych sytuacjach transkrypcja jest obowiązkowa. Dotyczy to obywatela polskiego, który ma polski akt stanu cywilnego potwierdzający zdarzenie wcześniejsze i żąda czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego, ubiega się o polski dokument tożsamości albo o nadanie numeru PESEL (art. 104 ust. 5).

Jakie dokumenty i opłaty?

• zagraniczny odpis aktu małżeństwa,
• urzędowe tłumaczenie na język polski dokonane przez tłumacza przysięgłego wpisanego na listę Ministra Sprawiedliwości albo tłumacza przysięgłego uprawnionego w innym państwie członkowskim Unii Europejskiej, ewentualnie przez konsula (art. 31 Prawa o aktach stanu cywilnego),
• dowód uiszczenia opłaty skarbowej w kwocie 50 zł za odpis zupełny wydany po dokonaniu transkrypcji.

Warto od razu rozważyć wniosek o dostosowanie pisowni danych do reguł pisowni polskiej, ponieważ składa się go razem z wnioskiem o transkrypcję (art. 104 ust. 7).

Co dzieje się po dokonaniu transkrypcji?

Treść zagranicznego dokumentu przenosi się do rejestru w formie czynności materialno-technicznej, z adnotacją o transkrypcji, a kierownik urzędu wydaje wnioskodawcy odpis zupełny aktu (art. 105 ust. 1 i 2). Od tego momentu małżonkowie posługują się polskim dokumentem, co ma znaczenie przy sprawach urzędowych, podatkowych, ubezpieczeniowych i spadkowych.

Dlaczego jednopłciowość małżeństwa nie jest już podstawą odmowy?

Przez lata urzędy odmawiały transkrypcji, powołując się na klauzulę porządku publicznego. Stan prawny zmieniły dwa orzeczenia.

Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej w wyroku wielkiej izby z dnia 25 listopada 2025 r. w sprawie C-713/23 orzekł, że art. 20 i art. 21 ust. 1 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej, odczytywane w świetle art. 7 i art. 21 ust. 1 Karty Praw Podstawowych, stoją na przeszkodzie uregulowaniom państwa członkowskiego, które nie zezwalają na uznanie małżeństwa legalnie zawartego przez dwóch obywateli tego państwa tej samej płci w innym państwie członkowskim.

Naczelny Sąd Administracyjny wyrokiem z dnia 20 marca 2026 r. (II OSK 216/21) uchylił wyrok sądu pierwszej instancji oraz decyzje obu instancji i zobowiązał Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego m.st. Warszawy do transkrypcji aktu małżeństwa zawartego w Berlinie w terminie 30 dni. W tezie tego wyroku Sąd wskazał, że transkrypcja stanowi jedyny skuteczny sposób uznania takiego małżeństwa, niepowodujący nadmiernych utrudnień przy wykonywaniu prawa przyznanego w art. 21 ust. 1 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej.

Uzupełnieniem jest warstwa techniczna. Rozporządzenie Ministra Cyfryzacji z dnia 22 maja 2026 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie wzorów dokumentów wydawanych z zakresu rejestracji stanu cywilnego (Dz.U. 2026 poz. 667) weszło w życie 23 sierpnia 2026 r. i wprowadziło wzory pozwalające sporządzić akt bez wpisywania małżonka w rubrykę niezgodną z jego płcią.

Kiedy kierownik urzędu stanu cywilnego może odmówić transkrypcji?

Katalog podstaw odmowy jest zamknięty. Zgodnie z art. 107 Prawa o aktach stanu cywilnego kierownik urzędu stanu cywilnego odmawia transkrypcji, jeżeli:

1. dokument nie jest w państwie wystawienia uznawany za dokument stanu cywilnego, nie ma mocy dokumentu urzędowego, nie został wydany przez właściwy organ, budzi wątpliwości co do autentyczności albo potwierdza zdarzenie inne niż urodzenie, małżeństwo lub zgon,
2. zagraniczny dokument powstał w wyniku transkrypcji w państwie innym niż państwo zdarzenia,
3. transkrypcja byłaby sprzeczna z podstawowymi zasadami porządku prawnego Rzeczypospolitej Polskiej.

To właśnie wykładnia trzeciej przesłanki uległa zmianie. Naczelny Sąd Administracyjny uznał, że brak jest podstaw do przyjęcia, żeby transkrypcja aktu małżeństwa osób tej samej płci zagrażała podstawowym zasadom porządku prawnego.

Wyrok Trybunału Konstytucyjnego z 28 lipca 2026 r. i stanowisko autora

Organ orzekający pod nazwą Trybunału Konstytucyjnego wyrokiem z dnia 28 lipca 2026 r. (U 2/26) uznał przepisy rozporządzenia z 22 maja 2026 r. za niezgodne z art. 92 ust. 1 w związku z art. 18 Konstytucji.

Stanowisko autora jest następujące: w Rzeczypospolitej Polskiej nie funkcjonuje obecnie Trybunał Konstytucyjny w znaczeniu konstytucyjnym, a rozstrzygnięcia wydawane przez organ posługujący się tą nazwą nie są wyrokami Trybunału Konstytucyjnego i nie wywołują skutków przewidzianych w art. 190 Konstytucji. Za takim stanowiskiem przemawiają w szczególności wyrok Europejskiego Trybunału Praw Człowieka z dnia 7 maja 2021 r. w sprawie Xero Flor w Polsce sp. z o.o. przeciwko Polsce (skarga nr 4907/18), w którym stwierdzono naruszenie prawa do sądu ustanowionego ustawą wskutek udziału w składzie osoby wybranej na miejsce już obsadzone, a nadto uchwała Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 6 marca 2024 r. w sprawie usunięcia skutków kryzysu konstytucyjnego lat 2015–2023 w kontekście działalności Trybunału Konstytucyjnego (M.P. 2024 poz. 198).

Niezależnie od powyższego sporu skutek praktyczny jest jednoznaczny i możliwy do sprawdzenia. Orzeczenie Trybunału Konstytucyjnego wchodzi w życie z dniem ogłoszenia (art. 190 ust. 3 Konstytucji), a rozstrzygnięcie z 28 lipca 2026 r. nie zostało ogłoszone w Dzienniku Ustaw. Rozporządzenie z 22 maja 2026 r. pozostaje aktem obowiązującym, a nowe wzory dokumentów obowiązują od 23 sierpnia 2026 r.

Należy uczciwie odnotować, że stanowisko to jest sporne, a sam organ orzekający pod nazwą Trybunału Konstytucyjnego oraz część doktryny przyjmują pogląd przeciwny. Praktycznym następstwem sporu jest to, że część urzędów odmawia sporządzania transkrypcji. Wówczas pozostaje droga odwoławcza opisana niżej, a dotychczasowe orzecznictwo sądów administracyjnych jest dla wnioskodawców korzystne.

Jak odwołać się od odmowy transkrypcji? Krok po kroku

Odmowa dokonania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego następuje w formie decyzji administracyjnej (art. 2 ust. 6 Prawa o aktach stanu cywilnego), a zatem podlega zaskarżeniu w zwykłym trybie.

1. Odwołanie do wojewody. Organem odwoławczym od decyzji z zakresu rejestracji stanu cywilnego jest wojewoda (art. 11 ust. 2 Prawa o aktach stanu cywilnego). Odwołanie wnosi się za pośrednictwem kierownika urzędu stanu cywilnego, który wydał decyzję, w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji (art. 127 § 1 i art. 129 § 1 i 2 Kodeksu postępowania administracyjnego). Nie wymaga ono szczególnej formy, lecz warto powołać w nim wyrok C-713/23 i wyrok II OSK 216/21.
2. Skarga do wojewódzkiego sądu administracyjnego. Po utrzymaniu odmowy w mocy przysługuje skarga, wnoszona za pośrednictwem organu, którego działanie jest jej przedmiotem, w terminie 30 dni od dnia doręczenia rozstrzygnięcia (art. 53 § 1 i art. 54 § 1 Prawa o postępowaniu przed sądami administracyjnymi).
3. Skarga kasacyjna do Naczelnego Sądu Administracyjnego. Od wyroku wojewódzkiego sądu administracyjnego przysługuje skarga kasacyjna (art. 173 § 1), wnoszona w terminie 30 dni od dnia doręczenia odpisu orzeczenia z uzasadnieniem (art. 177 § 1). Musi ją sporządzić adwokat lub radca prawny (art. 175 § 1), co oznacza, że na tym etapie pomoc pełnomocnika jest obowiązkowa.

Warto pamiętać, że sąd administracyjny nie zastępuje urzędu w sporządzeniu aktu, lecz kontroluje legalność decyzji. Uwzględniając skargę, może jednak, tak jak uczynił to Naczelny Sąd Administracyjny w sprawie II OSK 216/21, zobowiązać kierownika urzędu do dokonania transkrypcji w oznaczonym terminie.

Najczęstsze pytania

Czy transkrypcja oznacza zawarcie małżeństwa w Polsce?

Nie. Transkrypcja jest wyłącznie przeniesieniem do polskiego rejestru dokumentu potwierdzającego zdarzenie, które nastąpiło już za granicą. Polskie prawo nie przewiduje zawarcia małżeństwa przez osoby tej samej płci przed kierownikiem urzędu stanu cywilnego. Transkrypcja służy temu, aby małżonkowie mogli posługiwać się w Polsce dokumentem urzędowym potwierdzającym ich stan cywilny.

Do którego urzędu stanu cywilnego złożyć wniosek?

Do dowolnie wybranego. Ustawa mówi o wniosku do wybranego kierownika urzędu stanu cywilnego, więc miejsce zamieszkania nie ogranicza wyboru. Osoby przebywające za granicą mogą złożyć wniosek u konsula, który przekazuje go do urzędu wskazanego przez wnioskodawcę. W praktyce warto rozważyć urząd, który dokonuje już takich transkrypcji.

Ile kosztuje transkrypcja?

Opłata skarbowa za odpis zupełny aktu stanu cywilnego wydany po dokonaniu transkrypcji wynosi 50 zł. Odrębnym kosztem jest tłumaczenie przysięgłe zagranicznego dokumentu. Na etapie sądowoadministracyjnym dochodzą koszty wpisu od skargi oraz wynagrodzenia pełnomocnika, przy czym w razie wygranej podlegają one zwrotowi od organu.

Co zrobić, gdy urząd zwleka i nie wydaje decyzji?

Bezczynność organu również podlega zaskarżeniu. Przysługuje ponaglenie, a następnie skarga na bezczynność do wojewódzkiego sądu administracyjnego. Zwłoka nie jest zatem stanem, wobec którego wnioskodawca pozostaje bezradny, a samo pisemne wezwanie z powołaniem terminów ustawowych często wystarcza do uzyskania rozstrzygnięcia.

Potrzebujesz pomocy w sprawie transkrypcji?

Prowadzę sprawy z zakresu prawa rodzinnego i postępowania administracyjnego, w tym postępowania przed urzędami stanu cywilnego, wojewodą i sądami administracyjnymi. Jeżeli otrzymali Państwo odmowę transkrypcji albo przygotowują wniosek, zapraszam do kontaktu: tel. 607 089 081, kancelaria@kaluzynski.pl.

Zastrzeżenie: artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Ocena konkretnej sprawy wymaga analizy dokumentów.

Stan prawny na dzień 6 września 2026 r.