W mojej dokumentacji medycznej jest błąd. Jak żądać sprostowania?

W skrócie

• Masz prawo żądać poprawienia błędnych danych w dokumentacji medycznej, ale podstawą nie jest ustawa o prawach pacjenta, tylko art. 16 RODO.
• Błędny wpis nie zostanie usunięty. Skreśla się go i dopisuje adnotację o przyczynie błędu, z datą i oznaczeniem osoby, która adnotację zrobiła.
• Sprostować można dane i fakty, na przykład błędne nazwisko, PESEL, datę wizyty, mylnie wpisany lek albo zabieg, którego nie było.
• Nie sprostujesz w tym trybie oceny diagnostycznej lekarza. Na opinię albo orzeczenie lekarza ustawa przewiduje osobną drogę, czyli sprzeciw do Komisji Lekarskiej przy Rzeczniku Praw Pacjenta, w terminie 30 dni.
• Gdy placówka odmawia, masz trzy drogi: skargę do Prezesa UODO, wniosek do Rzecznika Praw Pacjenta, wolny od opłat, oraz drogę sądową.
• Sam błąd w dokumentacji nie jest jeszcze błędem medycznym, ale bywa dowodem w sprawie o błąd medyczny, dlatego o sprostowanie warto zadbać wcześnie.

Czy mogę żądać poprawienia błędu w dokumentacji medycznej?

Tak. Prawo do tego daje art. 16 rozporządzenia 2016/679, czyli RODO:

„Osoba, której dane dotyczą, ma prawo żądania od administratora niezwłocznego sprostowania dotyczących jej danych osobowych, które są nieprawidłowe. Z uwzględnieniem celów przetwarzania, osoba, której dane dotyczą, ma prawo żądania uzupełnienia niekompletnych danych osobowych, w tym poprzez przedstawienie dodatkowego oświadczenia.”

Zwróć uwagę na dwa uprawnienia w jednym przepisie. Pierwsze to sprostowanie danych nieprawidłowych. Drugie, często pomijane, to uzupełnienie danych niekompletnych, i to przez przedstawienie dodatkowego oświadczenia. To drugie jest w praktyce najskuteczniejszym narzędziem pacjenta, bo pozwala dołożyć do dokumentacji własne stanowisko także wtedy, gdy placówka nie zgadza się na zmianę wpisu.

Obowiązek prawidłowości danych po stronie placówki wynika dodatkowo z art. 5 ust. 1 lit. d RODO:

„dane osobowe muszą być prawidłowe i w razie potrzeby uaktualniane; należy podjąć wszelkie rozsądne działania, aby dane osobowe, które są nieprawidłowe w świetle celów ich przetwarzania, zostały niezwłocznie usunięte lub sprostowane („prawidłowość”).”

Dlaczego podstawą jest RODO, a nie ustawa o prawach pacjenta?

Bo ustawa o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta nie reguluje sprostowania dokumentacji medycznej. To zaskakuje większość pacjentów i część placówek, ale tak wygląda konstrukcja przepisów.

Rozdział 7 tej ustawy, zatytułowany „Prawo pacjenta do dokumentacji medycznej”, reguluje dostęp do dokumentacji, wymogi wobec jej treści, sposoby udostępniania, opłatę i okresy przechowywania. Nie ma tam jednostki, która dawałaby pacjentowi roszczenie o poprawienie wpisu.

Sama ustawa daje natomiast prawo dostępu, bez którego nie da się w ogóle wykryć błędu. Art. 23 ust. 1 i 2:

„1. Pacjent ma prawo do dostępu do dokumentacji medycznej dotyczącej jego stanu zdrowia oraz udzielonych mu świadczeń zdrowotnych. 2. Dane zawarte w dokumentacji medycznej podlegają ochronie określonej w niniejszej ustawie oraz w przepisach odrębnych.”

Praktyczny wniosek jest prosty. Pismo do placówki powołuj na art. 16 RODO, a nie na ustawę o prawach pacjenta, bo powołanie błędnej podstawy daje placówce łatwy pretekst do odmowy. Jeżeli nie masz jeszcze dokumentacji na ręku, zacznij od wniosku o jej wydanie, o czym piszę we wpisie o wydaniu dokumentacji medycznej pacjentowi, a kwestię kosztów wyjaśniam w tekście o tym, czy trzeba płacić za dokumentację medyczną.

Czy błędny wpis zostanie usunięty z dokumentacji?

Nie i to jest najczęstsze rozczarowanie pacjentów. Dokumentacja medyczna ma odtwarzać przebieg leczenia, także wtedy, gdy w tym przebiegu ktoś się pomylił. Dlatego wpisu się nie wymazuje, a jedynie koryguje w sposób, który pozostawia ślad.

Zasadę tę zawiera § 4 ust. 6 rozporządzenia Ministra Zdrowia z 6 kwietnia 2020 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania:

„Wpis w dokumentacji w postaci papierowej nie może być z niej usunięty, a jeżeli został dokonany błędnie, skreśla się go i zamieszcza adnotację o przyczynie błędu oraz datę i oznaczenie osoby dokonującej adnotacji, zgodnie z § 10 pkt 3.”

Adnotacja musi zatem zawierać trzy elementy: przyczynę błędu, datę oraz oznaczenie osoby, która ją zamieściła. „Oznaczenie osoby” to nie tylko podpis. Zgodnie z § 10 pkt 3 tego rozporządzenia obejmuje imię i nazwisko, tytuł zawodowy, numer prawa wykonywania zawodu, jeżeli został nadany, unikalny identyfikator upoważnienia nadany przez Rejestr Asystentów Medycznych oraz podpis. Adnotacja bez tych elementów jest wadliwa i można żądać jej uzupełnienia.

Trzeba przy tym być uczciwym co do zakresu tego przepisu, bo dotyczy on wprost dokumentacji w postaci papierowej, a zasadą jest dziś dokumentacja elektroniczna. Dla dokumentacji elektronicznej ten sam skutek wynika z ogólnych reguł § 4 ust. 1 i 2 rozporządzenia, czyli z obowiązku zapewnienia niezaprzeczalności i integralności danych oraz z wymogu, że zmiany wpisów opatruje się oznaczeniem osoby ich dokonującej. Efekt dla pacjenta jest ten sam: historia zmian zostaje w systemie, a poprzednia wersja wpisu nie znika.

Drugim powodem, dla którego wpisów się nie usuwa, są długie okresy przechowywania. Art. 29 ust. 1 ustawy o prawach pacjenta nakazuje przechowywać dokumentację przez 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu, z wyjątkami wydłużającymi ten okres, na przykład do 30 lat, gdy zgon pacjenta nastąpił na skutek uszkodzenia ciała lub zatrucia, oraz do 22 lat dla dokumentacji dzieci do ukończenia drugiego roku życia.

Co można sprostować, a czego nie?

To jest sedno sprawy i tego nie wyjaśnia większość dostępnych w internecie poradników.

Sprostowaniu podlegają dane i fakty. Ustawa wymienia, co dokumentacja zawiera, i rozgranicza dwie warstwy. Art. 25 ust. 1 pkt 1 to dane identyfikacyjne pacjenta: nazwisko i imię, data urodzenia, oznaczenie płci, adres, numer PESEL, a przy pacjencie małoletnim albo niezdolnym do świadomego wyrażenia zgody także dane przedstawiciela ustawowego. Art. 25 ust. 1 pkt 3 to „opis stanu zdrowia pacjenta lub udzielonych mu świadczeń zdrowotnych”, a pkt 4 to data sporządzenia.

W pierwszej warstwie sprostowanie jest zwykle bezsporne. Błędne nazwisko, przekręcony PESEL, zła data urodzenia albo pomylona płeć to nieprawidłowe dane w rozumieniu art. 16 RODO i placówka powinna je poprawić.

W drugiej warstwie trzeba odróżnić dwie zupełnie różne sytuacje. Jeżeli w opisie świadczeń figuruje zabieg, którego nie wykonano, wizyta w dniu, w którym cię tam nie było, albo lek, którego ci nie podano, to nadal jest kwestia faktu i podlega sprostowaniu. Jeżeli natomiast nie zgadzasz się z rozpoznaniem, z interpretacją wyniku badania albo z kwalifikacją twojego stanu przez lekarza, to spór dotyczy oceny, a nie danych.

Tej granicy nie wyznacza wprost żaden przepis i trzeba to powiedzieć otwarcie. Wynika ona z konstrukcji przepisów: ustawodawca dla podważenia opinii albo orzeczenia lekarza przewidział odrębny tryb, opisany niżej, a mechanizm z § 4 ust. 6 rozporządzenia służy skorygowaniu błędnego wpisu, nie zmianie treści oceny medycznej. Praktyka placówek i organów idzie w tę stronę, ale nie znam orzeczenia sądu, które by tę granicę rozstrzygnęło w sposób wiążący. Jeżeli twoja sprawa opiera się właśnie na tej granicy, jest to argument za wcześniejszą konsultacją, a nie za samodzielnym pisaniem żądania.

Jak podważyć ocenę albo orzeczenie lekarza?

Do tego służy sprzeciw z art. 31 ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta:

„1. Pacjent lub jego przedstawiciel ustawowy mogą wnieść sprzeciw wobec opinii albo orzeczenia określonych w art. 2 ustawy z dnia 5 grudnia 1996 r. o zawodach lekarza i lekarza dentysty, jeżeli opinia albo orzeczenie ma wpływ na prawa lub obowiązki pacjenta wynikające z przepisów prawa. 2. Sprzeciw wnosi się do Komisji Lekarskiej działającej przy Rzeczniku Praw Pacjenta, za pośrednictwem Rzecznika Praw Pacjenta, w terminie 30 dni od dnia wydania opinii albo orzeczenia przez lekarza orzekającego o stanie zdrowia pacjenta. 3. Sprzeciw wymaga uzasadnienia, w tym wskazania przepisu prawa, z którego wynikają prawa lub obowiązki, o których mowa w ust. 1.”

Ta droga ma cztery cechy, o których warto wiedzieć zawczasu.

Termin jest krótki i wynosi 30 dni od wydania opinii albo orzeczenia. Sprzeciw wymaga uzasadnienia, w tym wskazania konkretnego przepisu, z którego wynikają twoje prawa lub obowiązki, a brak tego elementu skutkuje zwrotem sprzeciwu, zgodnie z art. 31 ust. 4. Komisja Lekarska orzeka na podstawie dokumentacji medycznej oraz, w miarę potrzeby, po badaniu pacjenta, niezwłocznie, nie później niż w terminie 30 dni od wniesienia sprzeciwu. Od rozstrzygnięcia Komisji Lekarskiej nie przysługuje odwołanie, co wynika z art. 31 ust. 7.

Warunek najważniejszy jest jednak inny: sprzeciw dotyczy tylko takiej opinii albo orzeczenia, które ma wpływ na twoje prawa lub obowiązki wynikające z przepisów prawa. Zwykły opis w karcie, który nie przekłada się na żadne uprawnienie, temu trybowi nie podlega.

Jak napisać żądanie sprostowania i ile placówka ma na odpowiedź?

Żądanie kieruj do placówki jako administratora danych, najlepiej pisemnie i w sposób pozwalający udowodnić doręczenie.

W piśmie wskaż: swoje dane i dane identyfikujące dokumentację, dokładne miejsce błędu, czyli rodzaj dokumentu, datę i konkretny wpis, treść prawidłową, dowód na to, że twoja wersja jest prawdziwa, oraz podstawę prawną, czyli art. 16 RODO. Jeżeli spodziewasz się oporu, od razu sformułuj żądanie ewentualne, czyli uzupełnienie dokumentacji o twoje dodatkowe oświadczenie, bo art. 16 RODO wprost taką możliwość przewiduje.

Co do terminu, art. 16 RODO mówi o sprostowaniu „niezwłocznie” i nie podaje liczby dni. RODO przewiduje ogólne terminy na obsługę żądań osoby, której dane dotyczą, i placówka powinna się do nich zastosować, ale w piśmie bezpieczniej samemu wyznaczyć konkretny, rozsądny termin i wskazać, co zrobisz po jego bezskutecznym upływie. Dokładne brzmienie terminów z RODO warto sprawdzić przed wysłaniem pisma, bo od tego zależy moment, w którym możesz sięgnąć po skargę.

Placówka odmawia sprostowania. Co dalej?

Zostają trzy drogi i można z nich korzystać równolegle.

Pierwsza to skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, bo sprostowanie jest uprawnieniem z RODO, a nadzór nad jego przestrzeganiem sprawuje Prezes UODO. Ta droga jest właściwa wtedy, gdy spór dotyczy nieprawidłowości danych.

Druga to wniosek do Rzecznika Praw Pacjenta. Art. 50 ust. 1 i 2 ustawy o prawach pacjenta stanowi, że Rzecznik wszczyna postępowanie wyjaśniające, jeżeli poweźmie wiadomość co najmniej uprawdopodabniającą naruszenie praw pacjenta, obejmującą oznaczenie wnioskodawcy, oznaczenie pacjenta, którego praw sprawa dotyczy, i zwięzły opis stanu faktycznego, przy czym „wniosek kierowany do Rzecznika jest wolny od opłat”. Po zapoznaniu się z wnioskiem Rzecznik może, zgodnie z art. 51, podjąć sprawę, poprzestać na wskazaniu przysługujących środków prawnych, przekazać sprawę według właściwości albo sprawy nie podjąć.

Trzecia to droga sądowa. Wchodzi w grę zwłaszcza wtedy, gdy błędny wpis wyrządził ci szkodę, na przykład zablokował świadczenie, orzeczenie o niezdolności do pracy albo wypłatę z ubezpieczenia. Naruszenie praw pacjenta może uzasadniać roszczenie o zadośćuczynienie, o czym piszę we wpisie o zadośćuczynieniu za naruszenie praw pacjenta.

Czy błąd w dokumentacji to już błąd medyczny?

Nie. To dwie różne sprawy i mieszanie ich szkodzi obu.

Błąd w dokumentacji jest wadą zapisu. Błąd medyczny to nieprawidłowe postępowanie diagnostyczne albo lecznicze, które wyrządziło pacjentowi szkodę. Wpisanie złej daty wizyty nie jest błędem medycznym. Odwrotnie też: prawidłowo prowadzona dokumentacja nie wyklucza błędu w leczeniu.

Związek między nimi jest jednak realny i procesowy. Dokumentacja medyczna jest podstawowym dowodem w sprawie o błąd medyczny, a jej braki i nieścisłości bywają oceniane na korzyść pacjenta, bo to placówka odpowiada za rzetelność zapisu. Dlatego jeżeli rozważasz sprawę o błąd medyczny, sprostowanie oczywistych nieprawidłowości warto przeprowadzić wcześnie, a nie po latach, gdy będzie wyglądało na próbę wpływania na dowód. O tym, co pacjent musi wykazać w sporze z placówką, piszę we wpisie o rozkładzie ciężaru dowodu.

Najczęstsze pytania

Lekarz wpisał do karty nieprawdę o przebiegu wizyty. Czy mogę żądać poprawienia? Jeżeli chodzi o fakt, na przykład o to, że nie zgłaszałeś objawu, który ci przypisano, albo że badania nie wykonano, to jest to kwestia prawidłowości danych i sprostowanie jest uzasadnione. Jeżeli chodzi o to, jak lekarz zinterpretował twoje objawy, spór dotyczy oceny i tryb jest inny.

Czy stary, błędny wpis zniknie z dokumentacji? Nie. Zostanie skreślony i opatrzony adnotacją o przyczynie błędu, z datą i oznaczeniem osoby, która adnotację zamieściła. W dokumentacji elektronicznej poprzednia wersja pozostaje w historii zmian.

Czym różni się sprostowanie danych od sprostowania oceny medycznej? Sprostowanie danych dotyczy faktów i opiera się na art. 16 RODO. Podważenie oceny albo orzeczenia lekarza idzie trybem sprzeciwu z art. 31 ustawy o prawach pacjenta, do Komisji Lekarskiej przy Rzeczniku Praw Pacjenta, w terminie 30 dni.

Ile placówka ma czasu na odpowiedź? Art. 16 RODO mówi o sprostowaniu niezwłocznie, bez podania liczby dni. Terminy ogólne na obsługę żądań wynikają z innych przepisów RODO, dlatego w piśmie warto samemu wskazać konkretny termin i skutek jego bezskutecznego upływu.

Czy placówka może odmówić i co wtedy? Może, jeżeli uzna, że dane są prawidłowe albo że żądanie dotyczy oceny, nie danych. Wtedy pozostają skarga do Prezesa UODO, wniosek do Rzecznika Praw Pacjenta, wolny od opłat, oraz droga sądowa. Warto też skorzystać z żądania uzupełnienia dokumentacji o własne oświadczenie, bo tego placówka nie może zbyć milczeniem tak łatwo jak żądania zmiany wpisu.

Czy potrzebuję pełnomocnika, żeby złożyć takie żądanie? Nie. Samo żądanie sprostowania danych jest proste i można je złożyć samemu. Pomoc adwokata bywa potrzebna wtedy, gdy placówka odmawia, gdy spór dotyczy granicy między faktem a oceną albo gdy błędny wpis wyrządził szkodę i myślisz o roszczeniu.

Potrzebujesz pomocy w sprawie dokumentacji medycznej?

Sprawy o dokumentację rozstrzygają się na precyzji pisma i na tym, czy powołano właściwą podstawę. Jeżeli placówka odmawia sprostowania, jeżeli adnotacja została zrobiona wadliwie albo jeżeli błąd w dokumentacji wpłynął na twoje uprawnienia, zapraszam do kontaktu z kancelarią. Prowadzę sprawy z zakresu praw pacjenta i odpowiedzialności placówek medycznych.

adw. Kajetan Kałużyński, Kancelaria Adwokacka w Łodzi, adwokat i mediator.

Stan prawny na 8 września 2026 r. Wpis ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej w indywidualnej sprawie. Przepisy o dokumentacji medycznej były w ostatnich latach kilkakrotnie nowelizowane, dlatego przed złożeniem pisma warto sprawdzić aktualne brzmienie powołanych jednostek.